Dicas de como trabalhar com o Outlook

Trabalho com o Outlook desde 2004, e só agora, em 2019 e 2020, descobri duas dicas bem interessantes de como trabalhar com ele. Na verdade, nem sei se as versões (minha versão é a Professional Plus 2013) mais antigas suportam isso que vou falar, mas creio que sim.

A primeira dica, um colega de trabalho mostrou ano passado e tem a ver com Regras e Alertas e consiste em criar Categorias com cores diferentes, dependentes do encaminhamento da mensagem:

- somente para mim, prioridade alta, cor verde;
- enviada também para mim, prioridade média, cor azul;
- enviada para mim, em cópia, prioridade baixa, cor cinza.

Basta criar uma regra para cada um desses encaminhamentos e sinalizar a categoria desejada. É muito útil para quem recebe dezenas ou centenas de emails diariamente e precisa priorizar a leitura. Dessa forma, uma primeira priorização já é feita automaticamente.

A segunda dica, tem a ver com as pastas de pesquisa. Sabe aquelas pesquisas que você rotineiramente repete? Ao invés de você digitar os critérios todas as vezes, basta clicar na pasta que os resultados já são mostrados. No meu caso, criei três pastas de pesquisa e coloquei como Favoritos. Posteriormente você pode alterar os critérios de pesquisa.

- Para Acompanhento: mostra todas as mensagens marcadas para acompanhamento, não importa a pasta ou sub-pasta onde se encontra.
- Esta Semana: mostra todas as mensagens recebidas esta semana.
- Importante: mostra todas as mensagem marcadas como importante.

Para criar uma pasta de pesquisa, clique com o botão da direita em "Pastas de Pesquisa", clique em "Nova Pasta de Pesquisa"

Depois, selecione um tipo de pasta (pesquisa). Depois você pode personalizar a pasta, clicando nela com o botão da direita.