Dicas de uso do Microsoft Outlook

Já falei aqui sobre a estrutura de pastas do computador. Agora, vou falar sobre a estrutura de pastas que utilizo no Outlook, que é o cliente de email que utilizo no trabalho.

Em minha empresa, temos apenas 20 MB de espaço para email, o que chega a ser uma afronta, para quem está acostumado aos mais de 7 GB do GMail. Mas não tem jeito, tive que me adaptar e para isso fiz o seguinte:

1. A minha Caixa de entrada fica somente com os emails que não li;
2. Assim que leio (e resolvo o problema), movo a mensagem para uma pasta particular (.PST) em meu micro;
3. A estrutura que tenho das pastas é simples. Tenho uma pasta para cada cliente, uma para cada sistema, uma para cursos, e outro para assuntos diversos. Na verdade tenho mais algumas, mas são assuntos bem específicos.
   
4. A pasta particular contém os dados de no máximo 2 anos (por exemplo: no final de 2010, eu movi todas as mensagens de 2009 para outra pasta particular, chamada Alexandre2009.PST). Dessa maneira não fico com arquivos muito grandes abertos. Atualmente minha pasta particular tem 200 MB, pois ela tem os dados de 2010 e os de 2011 até a presente data.
5. Para localizar uma mensagem, utilizo o Google Desktop, cuja configuração, quanto ao tipo de pesquisa é o que segue:

Além disso, tenho dois scripts escritos em VB (VisualBasic), o primeiro é usado para mover diariamente os itens das pastas Mensagens Excluídas e Mensagens Enviadas para o arquivo particular LIXEIRA.PST. Dessa maneira, eu mantenho até mesmo os dados excluídos e enviados.


Como eu mantenho todos as mensagens, eventualmente o arquivo LIXEIRA.PST ficaria enorme. Por isso, criei outro script, que faz um expurgo das mensagens que tem mais de 90 dias.